Asiakirjajulkisuuskuvaus
Tiedonhallintayksikön on julkisuusperiaatteen toteuttamista varten ylläpidettävä kuvausta tietovarannoistaan. Tiedonhallintayksikkö on tiedonhallintalain (906/2019) 2 §:n 2 kohdan mukaan viranomainen, esimerkiksi kunta, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti. Sallan kunta on tiedonhallintalaissa tarkoitettu tiedonhallintayksikkö.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja käyttötarkoitus
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Sallan kunnan asiarekisterit sekä palvelujen tiedonhallinta ovat järjestetty. Sen avulla kerrotaan missä laajuudessa asioiden käsittelyssä ja kunnan palveluja käytettäessä kerätään tietoja kuntalaisista, palvelujen käyttäjistä ja henkilöstöstä. Asiakirjajulkisuuskuvauksen avulla kuntalaiset, kunnan asiakkaat ja muut asianosaiset voivat yksilöidä paremmin tietopyyntönsä. Asiakirjajulkisuuskuvaus sisältää ohjeistuksen siitä, miten tietoja voidaan pyytää. Mahdollisuus saada tieto siitä, mitä tietoaineistoja kunnalla on, palvelee hallinnon avoimuutta.
Sallan kunnan tietovarannot ja rekisterit
Tietovarannolla tarkoitetaan Sallan kunnalle kuuluvien tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Sallan kunnan tietovarannot koostuvat myös fyysisistä tietovarannoista eli arkistoista.
Asiarekisteri on rekisteri vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Looginen tietovaranto eli rekisteri tarkoittaa rekisteröityjen henkilötiedoista koostuvaa tietojoukkoa, josta tiedot ovat saatavilla tietyin perustein. Rekisteri voi koostua yhdestä tai useammasta, eri paikoissa sijaitsevasta tietolähteestä. Loogisen rekisterin käsite tarkoittaa sitä, että samaan käyttötarkoitukseen kerätyt henkilötiedot kuuluvat samaan henkilörekisteriin.
Sallan kunnan tietovarantoihin ja rekistereihin kerätään lakien ja säännösten mukaisia kunnan palvelujen käyttäjien ja palveluntuottajien sekä henkilöstö- ja taloushallinnon tarvitsemia tietoja ja asiakirjoja. Tallennettuja tietoja tietovarannoista ja rekistereistä haetaan esim. henkilön nimellä, henkilötunnuksella, kiinteistötunnuksella tai asianumerolla (diaarinumerolla) tai hakusanalla
Fyysinen tietovaranto eli arkisto tarkoittaa järjestelmää, jonka kohteena ovat asiakirjaryhmät ja niiden tallennus. Arkisto tarkoittaa myös asiakirjojen säilytystä, kuljetusta että yleistä hallinnointia, sekä asiakirjojen säilytykseen tarkoitettua tilaa tai rakennusta. Sallan kunnan tietovarantoja ja rekistereitä on sekä analogisessa (paperi) että digitaalisessa (sähköisessä) muodossa.
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jonka tietoja rekisterissä käsitellään. Se on rekisteristä riippuen esimerkiksi asiakas, kuten kuntalainen tai esimerkiksi organisaation työntekijä tai yhteistyökumppani.
Sallan kunnan tietojen ja asiakirjojen käsittelyssä, säilyttämisessä, arkistoinnissa ja hävittämisessä noudatetaan lakien (kuntalain, hallintolain, EU-tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain, julkisuuslain, tiedonhallintalain, tehtäväkohtaisen erityislain sekä arkistolain) asettamia säännöksiä ja määräyksiä.
Sallan kunnan tietovarannot ja käyttötarkoitukset
Hakutekijöinä voi käyttää esimerkiksi henkilön nimeä, henkilötunnusta, kiinteistötunnusta tai asianumeroa (diaarinumeroa).
Sallan kunnan henkilörekisteristä löytyy lisätietoa tietosuojaselosteista, joissa kerrotaan muun muassa henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot.
Asiakirjajulkisuuskuvauksessa mainittuja tietoaineistoja ei ole saatavissa avoimesti teknisen rajapinnan avulla.
Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpidetään ja päivitetään jatkuvasti, jotta varmistetaan siinä kuvattujen tietojen ajantasaisuus.
| Tietovaranto / rekisteri | Käyttötarkoitus | Rekisterinpitäjä/ vastuuhenkilö |
| Virho Edunvalvonta | Virhoon kirjataan henkilöiden tiedot, joiden asioiden hoito on Käräjäoikeuden tai Digi- ja väestörekisteriviraston päätöksellä määrätty yleisen edunvalvojan hoidettavaksi. | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmät (Personec F, Personec F ESS, Asteri) | Henkilörekisterin ylläpito, luottamushenkilörekisterin ylläpito, nimikirjan ylläpito, keskeytystietojen ylläpito, vuosilomasuunnittelun ylläpito, palkkojen maksatus, kokouspalkkioiden maksatus, talousarvion palkkaliite, lomapalkkavaraus, matkakustannuskorvausten hakeminen/hyväksyminen, palvelusuhteen muutosilmoitusten tekeminen, palvelusuhteen päättymisilmoitusten tekeminen, työkokemuslisä-, ammattialalisä- ja vuosisidonnaisten lisien päätösten tekeminen, henkilöstötilinpäätösraportit, koulutuskorvauksen hakeminen | kunnanhallitus / talous- ja henkilöstöjohtaja |
| Järjestö- ja yhdistysrekisteri | Tietoja käytetään Sallan kunnan ja järjestöjen-/ yhdistystoimijoiden yhteistyöhön, tiedottamiseen ja hyvinvointia edistävän yhteistyön edistämiseen. | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Kiintiöpakolaisten vastaanottaminen kuntaan | Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Sallaan muuttavien kiintiöpakolaisten vastaanottamiseen liittyvät järjestelyt ja palveluiden järjestäminen asiakkaille sekä kiintiöpakolaisten vastaanottoon liittyvien korvausten maksatuksen hakeminen ja seuranta. | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Kuntarekry | Kuntarekry.fi-palvelua käytetään työn- ja viranhakijoiden rekrytointiin | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Kuntatoimisto, TWeb-asiahallintajärjestelmä | Henkilötietoja käsitellään kuntalain 84 §:n perusteella • Asioiden sähköiseen valmisteluun • Päätöksentekoon • Tiedottamiseen • Täytäntöönpanoon sekä • Hallintoprosessien seurantaan ja arkistointiin | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Kykyviisari työ- ja toimintakyvyn itsearviointimenetelmä Sallan kunnan työllisyyspalveluissa | Kykyviisarin avulla asiakas itse arvioi suuntaa-antavasti kokemaansa työ- ja toimintakykyä. Arvioinnin tekee asiakas itse ja se tehdään sähköisesti verkkosivuilla www.kykyviisari.fi tai paperilomakkeella ja palvelun tarjoaa Työterveyslaitos. | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Luottamushenkilörekisteri | Henkilötietolain 8 §:n mukaiset yleiset edellytykset (esim. asiakassuhteen hoitaminen, rekisteröidyn toimeksianto/sopimus, rekisterinpitäjän lakisääteisten tehtävien hoito). Luottamustoimet ja niihin liittyvien velvoitteiden hoitaminen (Kuntalaki 69- 86 §). | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Maksuliikenne (Analyste Banking SaaS) | Sallan kunnan maksuliikenteen hoitaminen. Suoritusten ja tiliotteiden nouto ja käsittely sekä lähtevien maksujen välittäminen. | kunnanhallitus/ talous- ja henkilöstöjohtaja |
| Ostolaskujen kierrätys (Rondo) | Kunnalle tulevien sähköisten ja paperisten ostolaskujen vienti Pro Economica Premium taloushallintojärjestelmään. | kunnanhallitus/ talous- ja henkilöstöjohtaja |
| Sidonnaisuusrekisteri | Henkilötietoja käsitellään kuntalain 84 §:n perusteella. Kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muistakin sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. | tarkastuslautakunta/ hallintojohtaja |
| Taloushallinto (Pro Economica Premium) | Kunnan kirjanpidon ja sisäisen laskennan toteuttaminen. Osto- ja myyntireskontran hoito. Käyttöomaisuuskirjanpidon hoito. Yleislaskutus. Maksatuksen hoito. Otto- ja antolainojen hoito. Taloustilasto. Budjetointi. | kunnanhallitus/ talous- ja henkilöstöjohtaja |
| Työllisyyspalvelut | Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on tarjota asiakkaille henkilökohtaista neuvontaa ja palveluohjausta ja edistää asiakkaiden mahdollisuuksia saada työtä tai päästä koulutukseen. | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| WordPress | Tietojärjestelmää käytetään Sallan kunnan kotisivujen ylläpitoon. Sivujen käyttäjistä ei kerätä yksittäisen käyttäjän henkilötietoja, joista tämä voidaan tunnistaa. | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Yritykset ja yhdistykset työnantajana Sallassa -karttapalvelu | Rekisterin käyttötarkoitus on Sallan kunnan www-sivuille sisällytetyn Internet-pohjaisen karttapalvelun toteuttaminen. | kunnanhallitus/ hallintojohtaja |
| Tietovaranto / rekisteri | Käyttötarkoitus | Rekisterinpitäjä/ vastuuhenkilö |
| Varhaiskasvatuksen tietojärjestelmä Daisy | Varhaiskasvatus- ja esiopetuspalveluiden suunnitteleminen, järjestäminen ja | hyvinvointipalvelulautakunta/ sivistysjohtaja |
| Lapin kirjasto-yhteisjärjestelmän lainauksenvalvonnan asiakasrekisteri | Kirjastopalveluiden tuottaminen | Lapin kirjasto -ryhmän kirjastot/ kirjastonhoitaja Rovaniemi |
| Sivistyspalvelut / Kansalaisopisto/ Kurssien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi) | Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään. | kansalaisopisto/ sivistysjohtaja |
| Omatoimikirjaston kamera- ja kulunvalvontarekisteri | Tallentava kameravalvonta tähtää omaisuuden suojaamiseen, omaisuusvahinkojen ennaltaehkäisemiseen ja selvittämiseen sekä asiakkaiden ja työtekijöiden turvallisuuden valvontaan. | Sallan kunta/ sivistysjohtaja |
| Tietovaranto / rekisteri | Käyttötarkoitus | Rekisterinpitäjä/ vastuuhenkilö |
| Avainhallintarekisteri | Rekistereitä käytetään avainten luovuttamiseen, palauttamiseen, lisätilausten ja uudelleen sarjoitusten seurantaan. | tekninen lautakunta/ tekninen johtaja |
| Rakennusvalvonnan viranomaistehtävien rekisterit | Rekisterit ovat työväline lainsäädännön mukaisten rakennusvalvontatehtävien hoitamiselle. | tekninen lautakunta/ rakennustarkastaja |
Tiedon antamisesta päättäminen
Sallan kunnan hallintosäännön 49 §:n mukaan kunnanvaltuuston asiakirjojen tietopyynnöstä päättää hallintojohtaja. Muiden toimielinten tietopyynnöistä vastaa kyseisen toimialueen johtava viranhaltija. Hallintosäännön 49 §:n mukaan toimielin voi myös päättämässään laajuudessa siirtää asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle.
Salassa pidettäviä asiakirjoja ja tietoja luovutetaan vain niille tahoille, joilla on salassa pidettävään tietoon oikeus.
Jos pyydettyjä asiakirjoja tai tietoja ei katsota voitavan antaa, tietoja pyytäneelle tulee kertoa perustelut sekä tieto siitä, että hän voi halutessaan saada tietopyyntönsä viranomaisen ratkaistavaksi. Toimielimen ja viranhaltijan päätökseen tiedon ja asiakirjan antamisessa haetaan muutosta hallintovalituksella suoraan hallinto-oikeudelta.
Yhteystiedot
Tietopyynnöt toimitetaan Sallan kunnan kirjaamoon suomi.fi viestit kautta, sähköpostilla kirjaamo@salla.fi tai kirjallisesti osoitteeseen Kirjaamo, Sallan kunta, Postipolku 3, 98900 Salla. Hallinto kirjaa tietopyynnöt määräaikojen noudattamiseksi ja toimittaa tietopyynnöt oikealle taholla.